De identificatie van een nieuwe werknemer moet goed gebeuren.

Als u een werknemer in dienst neemt, moet u deze voor de loonheffingen identificeren. Daarbij gelden er regels waarbij u bij verzuim ervan geen tweede kans krijgt van de fiscus, met alle gevolgen van dien. Wat moet u weten?

Identificatieplicht, wat kopieert u?

Als u een werknemer in dienst neemt, moet u deze voor de loonheffingen identificeren. U moet een kopie maken van een geldig paspoort of ander geldig identiteitsbewijs (ID-kaart). Let op. Het is belangrijk om alle pagina’s met relevante informatie te kopiëren. Zorg ervoor dat u in ieder geval ook de pagina met het BSN-nummer) kopieert en check of het gaat om een echt document.

Getekende verklaring! Zorg bij alle werknemers voor een getekende verklaring van hen waaruit de persoonlijke gegevens blijken en waaruit bovendien blijkt of de werknemer de heffingskorting wil toepassen. Het formulier is vormvrij.

Waar laat u die kopieën?

Van elke arbeidskracht die bij u op de loonlijst staat, moet u een kopie van het identiteitsbewijs bewaren in uw administratie. De kopie (op papier of elektronisch) moet goed leesbaar zijn en de pasfoto herkenbaar. Let op. U dient de kopie nadat de arbeidskracht is vertrokken nog vijf jaar na het eind van het kalenderjaar van vertrek te bewaren.

Niet correct geïdentificeerd? Dan moet u de werknemers beschouwen als anonieme werknemers. Er geldt dan een tarief van 52% in plaats van het gewone tarief. Bovendien gelden de premiemaxima niet. Heeft u deze tarieven niet in acht genomen, dan volgt bij een belastingcontrole naheffing van de te weinig betaalde bedragen met daarbij nog een boete van tenminste 25% van het te weinig betaalde bedrag en rente.

Heeft u vragen of twijfelt u vraag Beglei.